Digitalisierung Smart Procurement

Digitalisierung Schritt für Schritt erfolgreich managen

Wir hören bereits viele Stimmen aus den Reihen der Lieferanten, dass der klassische Beschaffungsweg über kundeneigene ERP-Systeme nicht mehr funktioniert. Jetzt wird wieder fleißig über Telefon,  Email  und vielleicht noch über Onlineshops bestellt, die in den Unternehmen mühsam über Jahre aufgebauten Strukturen und Beschaffungsprozesse wackeln.

Doch woran liegt das eigentlich?

Nun, zum einen sind viele ERP-Systeme auf lokalen Servern installiert, ein Zugriff über das Internet ist entweder nicht möglich oder aus Sicherheitsgründen nicht zulässig. Das hat zur Folge, dass Bedarfe z.B. aus der Produktion oder Instandhaltung den operativen Einkauf gar nicht mehr erreichen. Damit der Betrieb aufrecht erhalten werden kann, kommunizieren die Anforderer mit den ihnen zur Verfügung stehenden Mitteln direkt mit den Lieferanten. So kommt zumindest Ware ins Haus, damit es weiter gehen kann.

Aber bereits beim Wareneingang beginnen die Probleme. Wer hat bestellt, wo werden die Artikel benötigt? Der Zeitaufwand der Wareneingangsprüfung und Verteilung steigt immens, dringend benötigte Lieferungen bleiben liegen, weil Vorgänge nicht nachvollziehbar sind.

In der Buchhaltung haben wir ein ähnliches Bild. Hier treffen Rechnungen ein, die keinem Prozess zugeordnet werden können. Und weil auch die Buchhalterinnen und Buchhalter im Homeoffice arbeiten, lassen sich die Vorgänge nur sehr schwer aufklären. Im schlimmsten Fall werden die Rechnungen dann einfach nicht bezahlt, jetzt hat der Lieferant das Problem.

Dass an dieser Stelle auch das Controlling als Instrument zur Unternehmenssteuerung keine Informationen mehr bekommt, gestaltet das Navigieren in schwierigen Zeiten auch noch erheblich schwieriger.

 

Doch wie immer im Leben gibt es auch hier eine Lösung. Nachdem nun die Dezentralisierung der Arbeit quasi über Nacht stattfand und Lösungen zur persönlichen Kommunikation hergestellt wurden, sind als Nächstes die Unternehmensprozesse dran. Auch hier ist nichts anderes notwendig als die unmittelbare Digitalisierung.

Jetzt muss sowohl die unternehmensinterne Vernetzung von Bedarfsträger, Einkauf, Wareneingang, Buchhaltung und Controlling als auch die Vernetzung mit den Lieferpartnern in einer Art und Weise erfolgen, die die Versorgung automatisiert, drastisch vereinfacht und dabei noch transparenter macht.

Mit QwikiON reorganisieren und digitalisieren Sie komplette Beschaffungsprozesse innerhalb kürzester Zeit. Als ergänzende Applikation zu Ihrem bestehenden ERP-System schaffen Sie neue Verknüpfungen, ohne das Etablierte einzureißen.

Ihre Anforderer können ihre Bedarfe über nahezu alle Warengruppen über einen Beschaffungskanal auslösen, der Einkauf moderiert die strategischen Prozesse, der Wareneingang erhält klare Informationen zum Bestellvorgang. Buchhaltung und Controlling erhalten strukturierte und einheitlich aufbereitete Daten zur Zahlungsregulierung und nachbereitete Analysen.

Sobald die Grundstrukturen stehen, verfeinern wir gemeinsam mit Ihnen mit Ihnen das Sortiment, die Genehmigungsprozesse, Budgets und buchhaltungsrelevante Einstellungen der Vorkontierung.

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